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Bewirtungsaufwendungen in Deutschland

Die Kosten für die Bewirtung von Dritten sind zu 70% als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar, wenn sie betrieblich veranlasst sind und bestimmte formale Anforderungen erfüllt werden.

Erhalten ausschließlich eigene Mitarbeiter Speisen und Getränke, so liegt keine betrieblich veranlasste Bewirtung Dritter vor. In diesem Fall gelten besondere steuerliche Vorschriften, die hier nicht weiter erörtert werden können.

Der Bewirtungsbeleg muss zunächst die allgemeinen formalen Voraussetzungen einer Rechnung (§ 14 UStG) erfüllen. Hierzu gehören u.a. die Angaben des leistenden Unternehmers, Rechnungsnummer, Bezeichnung von Speisen und Getränken. In der Regel handelt es sich bei Restaurantrechnungen um Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250,00. Für Kleinbetragsrechnungen muss der Leistungsempfänger nicht benannt werden. Die enthaltene deutsche Vorsteuer ist unter den allgemeinen Voraussetzungen zu 100 % anrechenbar.

Es muss sich um eine elektronisch gedruckte Rechnung aus dem Kassensystem handeln. Handgeschriebene Rechnungen werden durch das Finanzamt nicht anerkannt.

Zur Anerkennung der betrieblichen Bewirtung sind weiterhin folgende Aufzeichnungen notwendig:

1. Tag der Bewirtung 
 
2. Teilnehmer der Bewirtung
 
Alle Teilnehmer einschließlich der Person des Bewirtenden sind mit vollständigem Namen und ggfs. Firma aufzuführen.

3. Anlass der Bewirtung
 
Es reichen aussagefähige Stichwörter zum konkreten Anlass, z.B. "Besprechung Jahresabschluss 2018", "Auftragsplanung Webseite Firma Müller", "Besprechung Buchführung Juni 2019". Auch wenn keine umfangreichen Erläuterungen gemacht werden müssen, ist darauf zu achten, daß der betriebliche Anlass klar erkennbar ist. Allgemeine Stichwörter ohne konkreten Inhalt werden durch das Finanzamt nicht anerkannt, z.B. "Besprechnung", "Geschäftsessen", "Arbeitsessen ".

4. Unterschrift
 
Abschließend sind diese Aufzeichnungen zeitnah unter Angabe von Ort und Datum eigenhändig zu unterschreiben.

Werden die vorgenannten Aufzeichnungspflichten nicht zeitnah erfüllt, sind Bewirtungskosten bereits aus formalen Gründen nicht steuerlich absetzbar.

Falls Sie im Restaurant Trinkgeld gegeben haben, ist auch dieses steuerlich abzugsfähig. Das Trinkgeld sollte auf der Bewirtungskostenabrechnung von Ihnen eingetragen werden, wenn möglich mit Gegenzeichnung der Bedienung.

Sofern Sie die notwendigen Angaben nicht bereits direkt auf dem Bewirtungsbeleg machen können, empfehlen wir die Verwendung des EGSZ Formulars Bewirtungskosten. Heften Sie den Bewirtungsbeleg nach dem Ausfüllen an das Formular.

Viel Erfolg!

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung

Björn Christian Gerow
Steuerberater Fachberater IStR
0211-17257-15
b.c.gerow@egsz.de

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